INFORMATIVA SULLA PRIVACY

ASPidea  s.r.l. (“ASPidea”), Titolare del trattamento, ti informa ai sensi della normativa nazionale applicabile e del Regolamento Privacy Europeo n. 679/2016 (“GDPR”) sulle finalità e modalità di trattamento dei tuoi dati. Per noi la privacy è molto importante e desideriamo che tu ti senta sempre tutelato. Per questo ti invitiamo a leggere attentamente l’informativa.

Utilizzando i nostri servizi, trasmetti o condividi con noi alcune informazioni che ci permettono in alcuni casi di erogare il servizio, in altri casi di soddisfare le tue esigenze e di migliorarci. In questo documento desideriamo spiegarti:

1. Quali dati utilizziamo;

2. Perché e su quale base giuridica raccogliamo i tuoi dati;

3. Come vengono utilizzati i tuoi dati;

4. Quali dati sono obbligatori e quali facoltativi;

5. Per quanto tempo sono conservati i tuoi dati;

6. Chi può avere accesso ai tuoi dati;

7. A chi possono essere comunicati i tuoi dati;

8. Dove possono essere trasferiti i tuoi dati;

9. Quali sono i tuoi diritti;

10. Chi è il Titolare del trattamento dei tuoi dati e chi è il Data Protection Officer.

 

1. Quali dati utilizziamo?

In ASPidea utilizziamo diversi tuoi dati personali (in seguito “dati personali” o anche “dati”), ossia:

• i dati da te forniti, identificativi e non sensibili come ad esempio: nome, cognome, documento di

identità, codice fiscale, indirizzo, email, numero telefonico e i dati relativi alla tua carriera universitaria quali, voti, crediti e date degli esami utili per il calcolo della graduatoria. Questi sono i dati che ci hai fornito in fase di presentazione della domanda online per partecipare al bando Erasmus o comunque importati dai sistemi del tuo Ateneo;

Questi dati NON possono essere raccolti per mezzo di cookies e metadati;

• Durante la fase di acquisizione dei tuoi dati anagrafici NON memorizziamo la tua posizione GPS, né il tuo IP, né il tipo di browser e/o sistema operativo utilizzato

2. Perché e su quale base giuridica raccogliamo i tuoi dati?

I dati da te forniti, o importati dal tuo Ateneo di provenienza, ci permettono di calcolare la graduatoria utile ad usufruire, in base ad indicatori di qualità dello studio (es. media dei voti su durata studi), delle borse di studio messe a disposizione dalla Comunità Europea e dal tuo Ateneo per il Progetto Erasmus e di

soddisfare le richieste, del ufficio Erasmus del tuo Ateneo, per poter elaborare, in unione ai dati, tutti i documenti che completano la richiesta della borsa Erasmus.

Nello specifico i tuoi dati personali sono trattati per le seguenti finalità e basi giuridiche:

a) Senza il tuo preventivo consenso per le finalità di servizio e in particolare per:

• Calcolare la graduatoria e gestire tutte le fasi del progetto Erasmus come:

- Stampa del contratto;

- Stampa del Learning Agreement;

- Stampa del Transcript of Record (TOR)

- Stampa del certificato di arrivo

- Stampa del certificato di permanenza

- Nomination

- Acquisizione dati bancari per l’accredito della borsa

b) solo dopo che hai espresso il tuo consenso per:

• Pubblicazione delle graduatorie sul portale studenti dell’istanza software Erasmus Manager gestita dal tuo Ateneo;

3. Come vengono utilizzati i tuoi dati?

I tuoi dati personali vengono utilizzati per operazioni di calcolo, registrazione, organizzazione, conservazione,

consultazione, abbinamento, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, comunicazione, e cancellazione dei dati. I tuoi dati personali sono sottoposti a trattamento

cartaceo, elettronico e automatizzato e conservati su database.

4. Quali dati sono obbligatori e quali facoltativi?

Le informazioni che raccogliamo sono indispensabili alla gestione ed amministrazione della tua

candidatura al progetto Erasmus. In particolare:

• il conferimento dei tuoi dati personali, trattati per le finalità di servizio, è necessario per candidarti al progetto Erasmus ed usufruire, in caso di vincita, della borsa Erasmus assegnata;

• Non vengono acquisiti e quindi trattati i tuoi dati personali per altre finalità;

5. Per quanto tempo sono conservati i tuoi dati?

ASPidea conserva e utilizza i tuoi dati personali fino a quando il tuo Ateneo  non ne richiede la cancellazione definitiva in accordo con quanto previsto dall’Agenzia Nazionale che effettua, presso gli Atenei coinvolti, controlli di qualità ed amministrativi;

6. Chi può avere accesso ai tuoi dati?

Teniamo molto alla tua privacy e facciamo di tutto per tutelarti. Per questo NON condividiamo i tuoi dati con nessuno al di fuori di:

• Dipendenti e/o incaricati dell’Ufficio Erasmus del tuo Ateneo per la gestione dell’intero progetto Erasmus;

• Dipendenti della ASPidea per soli fini di gestione ed assistenza tecnica, intervenendo spesso a livello di database.

7. A chi possono essere comunicati i tuoi dati?

ASPidea NON può comunicare in alcun modo i tuoi dati con o senza tuo espresso consenso per le finalità di servizio;

Eventuali richieste saranno espresse direttamente all’Ufficio Erasmus del tuo Ateneo. Pertanto ti invitiamo a consultare il documento di privacy del tuo Ateneo per conoscere le ulteriori modalità di trattamento dei tuoi dati

8. Dove possono essere trasferiti i tuoi dati?

I tuoi dati potranno essere trasferiti sui sistemi informatici del tuo Ateneo su espressa richiesta dell’Ateneo stesso, per motivi di storicizzazione o consultazione offline.

9. Quali sono i tuoi diritti?

Fino ad ora abbiamo parlato di come trattiamo i tuoi dati e di come ci comportiamo noi; ora ti illustriamo quali sono i tuoi diritti, per avere, così, sempre il controllo della tua privacy e delle tue informazioni. Se non ricorrono le limitazioni previste dalla legge, hai infatti il diritto di:

• avere la conferma dell’esistenza o meno dei tuoi dati personali, anche se non ancora registrati e richiedere che tali dati ti vengano messi a disposizione in modo chiaro e comprensibile;

• chiedere indicazioni e, nel caso, copia:

a) dell’origine e della categoria dei tuoi dati personali:

b) della logica di utilizzo, nel caso le tue informazioni vengano trattate con strumenti elettronici;

c) delle finalità e modalità del trattamento;

d) degli estremi identificativi del Titolare e dei responsabili;

e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i tuoi dati personali possono essere comunicati o

che possono venirne a conoscenza;

f) del periodo in cui i tuoi dati vengono conservati oppure i criteri che vengono utilizzati per

determinare tale periodo, quando possibile;

g) dell’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione. In tal caso puoi

richiedere le logiche utilizzate, l’importanza e le conseguenze previste per te;

h) dell’esistenza di garanzie adeguate in caso di trasferimento dei tuoi dati a un paese extra-UE o a

un’organizzazione internazionale;

• ottenere, senza che ci sia un ritardo giustificabile, l’aggiornamento, la modifica, rettifica dei tuoi dati non

corretti o l’integrazione dei tuoi dati non completi, qualora ne avessi interesse;

• ottenere la cancellazione, il blocco dei tuoi dati o, ove possibile, la trasformazione in forma anonima:

a) se trattati illecitamente;

b) se non più necessari in relazione agli scopi per i quali sono stati raccolti o successivamente trattati;

c) in caso di revoca del consenso su cui si basa il trattamento e in caso non sussista altro

fondamento giuridico;

d) nel caso in cui ti sia opposto al trattamento e non esistano ulteriori motivi legittimi per continuare

ad utilizzare i tuoi dati;

e) in caso ci venga imposto dalla legge;

Il Titolare, ossia il tuo Ateneo di provenienza, può rifiutare di cancellare i tuoi dati nel caso di:

a) esercizio del diritto alla libertà di espressione e di informazione;

b) adempimento di un obbligo legale, esecuzione di un compito svolto nel pubblico interesse o

esercizio di pubblici poteri;

c) motivi di interesse sanitario pubblico;

d) archiviazione nel pubblico interesse, ricerca scientifica o storica o a fini statistici;

e) accertamento, esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;

• ottenere la limitazione del trattamento nel caso di:

a) contestazione dell’esattezza dei dati personali, se non hai preferito chiedere la modifica,

l'aggiornamento, la modifica o rettifica dei tuoi dati;

b) trattamento illecito del Titolare, ossia il tuo Ateneo di provenienza, per impedirne la cancellazione;

c) esercizio di un tuo diritto in sede giudiziaria;

d) verifica dell’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del Titolare rispetto a quelli dell’interessato;

• ricevere, qualora il trattamento sia effettuato con mezzi automatici, senza impedimenti e in un formato

strutturato, di uso comune e leggibile, i dati personali che ti riguardano che ci hai fornito previo consenso

o su contratto per trasmetterli ad altro Titolare o – se tecnicamente fattibile – di ottenere la trasmissione

diretta da parte del Titolare ad altro Titolare;

• opporti in qualsiasi momento totalmente o in parte:

a) per motivi legittimi e prevalenti, connessi alla tua situazione particolare, al trattamento dei dati

personali che ti riguardano;

Per tutti i casi menzionati sopra, si precisa che TUTTE LE RICHIESTE VANNO INOLTRATE all’Ufficio Erasmus del tuo Ateneo di provenienza che ha a disposizione tutti i moduli software messi a disposizione dalla ASPidea per poter effettuare tutte le operazioni richieste. Qualora il software non fosse pronto a soddisfare una qualche richiesta la ASPidea si impegna, in ottemperanza al contratto di utilizzo software firmato con il tuo Ateneo di provenienza, a realizzarlo nel minor tempo possibile.

10. Chi è il Titolare del trattamento dei tuoi dati e chi è il Data Protection Officer.

Ricordati, per qualsiasi esigenza, che il Titolare del trattamento dei tuoi dati personali è il tuo Ateneo di provenienza

Per richiedere qualisiasi informazione e/o la conoscenza del Data Protection Officer responsabile del trattamento dei tuoi dati, devi inoltrare una formale richiesta al tuo Ateneo di provenienza attraverso i canali di comunicazione che il tuo Ateneo mette a disposizione (solitamente attraverso il sito web istituzionale www.<acronimodeltuoateneo>.it )